Armazenar documentos parece, mas não é uma tarefa simples. Muitos documentos são fundamentais para empresas e pessoas e devem ser acondicionados adequadamente de forma a evitar que sejam danificados ou até perdidos. Escrituras, certidões, diplomas, informações tributárias e fiscais, papelada de RH… Mesmo na era digital, ainda são inúmeros os motivos que nos levam a armazenar papeis e documentos fisicamente.
Então, vamos ver como é possível armazenar nossos documentos de forma correta, prolongando a vida útil?
O que pode danificar documentos?
São diversos os fatores que podem causar danos a arquivos, entre eles: umidade, climatização e luminosidade inadequadas, mobiliário errado e as pragas urbanas. Sim, ratos, baratas, traças e cupins podem detonar seus arquivos!
Os cupins se alimentam de celulose, presente na madeira e no papel.
Traças vivem em ambientes escuros e úmidos, se alimentam de restos de comida, tecidos e livros. Ratos adoram roer e baratas comem praticamente tudo!
12 dicas para armazenar seus documentos corretamente
- Para empresas, a tabela de temporalidade é essencial para definir quais documentos precisam ser arquivados e por quanto tempo. Assim, você não fica armazenando aquilo que já não é mais necessário e tem mais segurança no momento do descarte.
- Por mais que hoje possamos digitalizar muitos arquivos, para itens importantes, faça um armazenamento físico e digital, desta forma, você sempre evita perdas.
- Classifique seus arquivos com base em indicadores que fazem sentido para o seu contexto: datas, nomes, tipos de arquivos, ordem alfabética, ordem de importância etc. Desta forma, você não perde tempo procurando o que precisa.
- Não guarde livros e documentos em móveis de madeira. Prefira estantes de metal ou caixas próprias para este fim, as chamadas caixas-arquivos – as de poliondas ou plástico são um pouco mais caras em comparação às de papelão, porém mais seguras e resistentes. Lembre-se que este é um investimento! Elas também devem ser resistentes ao manuseio e ao peso do que irão guardar. Caso precise empilhar caixas arquivo, atente-se ao limite máximo de empilhamento.
- Outra boa opção são as pastas, seja em formato L, suspensa, ofício, AZ. Dependendo do documento em questão, pode ser importante acondicioná-lo em envelopes ou sacos plásticos antes de colocá-lo nas pastas. As presilhas das pastas devem ser de plástico ou material não oxidável.
- Quando não for possível fugir da madeira, opte sempre por madeiras tratadas ou mais difíceis de dar cupim, como jacarandá e ipês. Pintar e envernizar também ajuda a manter os bichinhos longe. Fique de olho em todos os itens de madeira do ambiente. Procure por um pozinho próximo aos móveis ou por pequenos furos – indicativos de que há cupim.
- Evite grampear ou colar documentos.
- Há materiais que devido às suas dimensões, precisam de mobiliário adequado, como no caso dos mapas que ficam melhor acondicionados nas mapotecas.
- Não armazene madeiras, paletes ou materiais do tipo no mesmo ambiente que seus documentos. Não armazene documentos e livros em ambientes com umidade. O ambiente deve ser bem ventilado e arejado, sem exposição ao sol direto – sobre este último item, observe se há persianas ou cortinas nas janelas.
- Faça limpezas periódicas no ambiente e nos documentos.
- Evite armazenar documentos em subsolos ou porões, devido a riscos de inundação. Evite também a proximidade a tubulações hidráulicas, caixas d’água, quadros de elétrica.
- Cuidado com inseticidas de mercado. O mais seguro é realizar desinsetização e descupinização periódicas no local. Este é o procedimento mais adequado para manter os seus documentos e arquivos seguros e longe das pragas urbanas. Não menospreze a periodicidade da realização desses procedimentos. Você pode não observar nenhum inseto por ali, porém, ao não realizar a desinsetização ou descupinização no prazo recomendado, abre brechas para que esses intrusos apareçam. E lembre-se: eles agem silenciosa e sorrateiramente, então, quando você menos perceber, pode ter perdido muito material. Para isso, conte sempre com uma dedetizadora de confiança.
Fontes / Referências:
Como acondicionar e armazenar documentos de arquivo? – Destaque Gestão Documental
